计算机中的库存记录数据(现有库存)准确性必须至少达到95%,在此之前,不要试图实现 主生产计划和MRP。 由于库存记录数据是编制物料需求计划的启动数据,所以非常重要。

如果对某项物料的 库存记录数据不准确,那么,该项物料的计划也将是不正确的。由此产生的订单也是错误的 ,根据订单展开得到的所有下层物料项目的毛需求也是错误的。因此计划的编制失去了意义 。其结果是从MPR系统产生大量的错误建议,这将失去用户的信任,仍然使用他们的缺料单, 从而导致MPRⅡ的失败。 那么,95%意味着什么呢?其含义是,计算机中所存的现有库存数据和库房中实际存于货 架上的项目相匹配的程度达到95%。人们往往认为,这是不可能的:如螺栓、螺母之类非常细 小、价格便宜的零件在仓库中成本上万,无法使计算机记录和实际库存相匹配。 这里需要引入计数容限的概念。诸如螺母、螺栓之类的物料项目通常不采用清点计数 的方法,而采用测量计数的方法。例如称重计数的方法,是将库存物料称重,然后通过一个转 换因子转换成件数。

如果测量是准确的而且零件重量也是准确的,显然不必要求物料项目的 实际数量和计算机记录完全匹配。类似地对液体物料可以采用量体计数的方法。对于每个 测量计数的物料项目都确定一个计数容限。如果计数容限是±3%,任何实际的计数如果和计 算机记录相比较误差不超过3%,则可以作为准确数据而接受。

 现在可以重新解释"准确性到95%"的含义:对95%的库存物料来说,计算机中所存的库存 余额数据和库房中存于货架上的实际数量在计数容限内相匹配,确定库存记录准确性百分比 的方法将在下面给出。 关于计数容量,还有一些问题需要考虑。关于一项物料的计数方法不是使用计数容限的 唯一准则。还有其它一些,列举如下: ①项目的价值。一般来说,低值的物料项目可以比高值的物料项目有更高的计数容限。 ②提前期。提前期越长,计数容限越低。 ③项目在产品中的关键程度。越是关键的物料,其计数容限越低,甚至为零。例如,一项 物料处于物料清单的高层则应有较低的计数容限。 计数容限的使用应保证物料计划的有效性。其范围应反映它们对企业按时生产和发运 产品的影响。经验表明,成功的MRPⅡ用户所用计数容限的范围从0～5%,而没有超过5%的。 余下的问题是如何达到必要的库存准确度。回答这个问题,要涉及到一些基本的管理原 则。要向有关人员提供恰当的工具去做好工作,通过教育和培训教会人们去使用这些工具, 并明确人们的职责。

下面讨论这些问题: 1.一丝不苟的工作态度 这是指人在获得和维护库存记录准确性方面的作用。库房人员必须理解库存记录准确 性是非常重要的,因此,他们本身的工作是非常重要的。企业必须让这些人员知道。 MRPⅡ对企业的未来是十分重要的,它将使企业更兴旺,使我们的工作更可靠。 物料需求计划是使MPRⅡ正常工作的关键部分。 库存记录准确性是使物料需求计划正常工作的关键部分。 负责库存记录准确性的人员是非常重要的,他们工作的好坏有着重大的影响。

2.受限访问的库房 这是确保库存记录准确性的"硬件"部分,在大多数情况下,受限访问的库房是指有一个 物理上的可靠区域,围起来而且上锁,这主要涉及到责任问题,为了让库房的工长真正能够对 库存准确性负起责任,必须向他提供必要的工具。其中之一就是控制进出库房的能力。也就 是说,除了工作需要应限制其他人员访问仓库。然后,库房工长可以理所当然地对库存准确 性的结果负责。 在非正规系统的情况下,许多生产人员(工长、车间主任以及工程师)要在库房里花很多 的时间。他们到这里来催货,寻找物料以保证产品的生产和发运。如果库房上了锁,可能他 们就无法工作了。所以,在库房上锁之前,应做三件事。

①事先告诉大家,不要让人们感到突然。

②说明原因,这是为了更好地负责任,为了库存记录的准确,使得MRP能够工作。

③告诉大家,处于优先级第一位的仍然是库存服务———服务于生产车间、服务于维修 部门、服务于产品发运、服务于客户等等。 在实施MRPⅡ的企业中,优先级第一位的是企业的运营,第二位才是系统的实施。类似地 ,在一个库房中,优先级第一位的是服务,第二位才是库存记录的准确性。

3.好的事务处理系统 这是获取库存记录准确性的"软件"部分。记录库存事务和更新库存余额数据的系统应 当是简明的和反映实际情况的。 简明是指容易理解和容易使用。这样,事务处理类型不应太多,物料的进库和出库是两 种事务处理类型。这些事务处理有计划内的,有计划外的,这样就成了四种类型,再加上从一 个库房到另一个库房的物料转移,以及其他库存调整。这样,所需要的事务处理类型不超过 10种,有些软件包含许多不必要的事务处理类型,造成系统不必要的复杂,难于操作,于是也 难于获得和维护库存记录的准确性。应当记住使用这些工具的是库房人员,而不是计算机科 学的博士,所以越简明越好。 事物处理系统还应有效地反映库房里出现的真实情况。例如,每当有物料项目进出库时 ,库存余额记录应当随之更新,库存记录的更新虽然不需要实时处理,但也是相当频繁的,而 且应在实际事务发生后立即来做,绝不允许超过24小时才进行处理。

4.周期盘点 周期盘点是得到并保持库存记录准确性的有效途径,是指每天对库存中的部分物料项目 进行盘点,从而使一年中对所有物料项目的盘点次数达到预定的值。对一项物料进行盘点的 时间间隔称为该项物料的盘点周期。 一年中对某项物料进行盘点的次数,称为该项物料的盘 点频率。 (1)周期盘点的主要目标 ①发现出错原因,并消除之。每当发现库存错误,就要校正库存记录,同时找出原因,这 些原因可能是库存安全没有得到切实保证、软件故障、不合理的规程,也许是对库房人员培 训不足,等等。一旦发现,立即纠正,避免错误再次出现。 ②检测系统运行结果。周期盘点可以对工作现状作出评价,定期地给出关于准确性的百 分数,可以使人们知道库存记录是否充分准确。确定库存记录数据百分比的方法是:以一项 物料的实际盘点数为分母。以实际盘点数与库存记录数之差的绝对值为分子,得到一个分数 。将此分数化为百分数,如不超过计数容限,则认为此项物料的库存记录是准确的。否则认 为是不准确的。然后,以物料总数为分母,以库存记录数据准确的物料数为分子、又得到一 个分数,再将此分数化为百分数即是库存记录数据准确性的百分比。  ③校正不准确的记录。当周期盘点的结果和计算机中的记录不相匹配时,那么应重新清 点有关项目,如果两次清点的结果相同,则应校正计算机中所存的库存余额记录。 ④取消年度库存盘点。年度库存盘点一般是出于财务审查的目的。由于库存记录的准 确性已达到了95%,所以,年度盘点已无必要,从而可以消除由于年度盘点而造成的停产。 ⑤提高周期盘点人员的素质。通过周期盘点,盘点人员能熟练地识别零件,获得精确的 记录,调整偏差,找到解决系统错误的方法,使得库存记录更精确。 (2)周期盘点的方法 常见的周期盘点方法有三种,下面分别进行讨论。 ①ABC分类法。物料的ABC分类的依据是Paretto原理。Paretto是十九世纪意大利一位 经济学家,他发现当时意大利80%的财富集中在20%的人手里,后来人们发现很多场合都服从 这一规律,于是称之为Paretto原理。MRPⅡ软件一般都有对物料进行ABC分类的功能,做法很 简单,只须将所有物料按使用价值(用量X单位成本)排序,然后按所排次序逐项累加,累加到 占总价值80%所涉及的物料属于A类,再继续累加占总价值15%物料属于B类,其余物料属于C类 。ABC三类物料的库存记录准确性计数容限不应相同,例如可分别设为1%、2%、5%,盘点周期 也不应相同。例如A类物料每月盘点一次,B类物料每季盘点一次,C类物料每半年盘点一次, 于是得到A、B、C三类物料的盘点频率分别是12、4和2。每天盘点的物料项目数可按如下方 法求得:先按类分别求出物料项目数与相应的盘点频率的乘积,再求出所有这些乘积之和、 然后把所有的和除以一年的工作日数,按上面设定的盘点频率,我们给出如下一个例子: 项目类别 项目数 盘点频率 盘点相目数 --------- ------ -------- ---------- C 4000 2 8000 B 3500 4 6000 A 250 12 3000 --------------------------------------------- 总计 17000 每年工作日 250 每天盘点数 68 ②分区分块法。为了提高盘点的效率,将库存项目按所在的区域分组,这种方法常用于 分区存放系统以及在制品或中间库存的盘点。对每个区整个盘查一次,并与库存记录相比较 ,分区管理员以一个固定周期进行盘点。 ③存放地点审查法,通常每个库房内都有很多库位。如果物料放错了地方,正常的周期 盘点就不能进行,存放地点审查法用于准确地确定物料的有效地点。使用这种方法时,所有 的库位都做了编号,每个盘点周期对特定的物料进行检查,通过对每个库位上的物料代码与 库存记录中的进行比较,核实每项物料所在的库位。这种方法是容易实施的,因为它只需要 核查物料代码而不需要检查物料的数量。 盘点方法的选择取决于库存系统的实际情况,对于快速周转的物料项目,分区分块法是 有效的方法;对于有许多库位的库房,ABC分类方法和存放地点审查法结合在一起将会更有效 。 周期盘点可以当做一项制度,同时也允许在特别需要时做一次特别盘点。 (3)周期盘点的一致性检验 经过周期盘点,应产生一份周期盘点报告,其中包括所盘点的物料代码、存放地点、度 量单位、原记录数量、盘点数量等重要信息。如果盘点结果与库存记录之间出现偏差,则要 进行分析。如果偏差在计数容限范围内,则将库存记录调整为盘点结果,如果偏差超出了计 数容限,则作一个"错误"标记,留待进一步处理,其中包括查找出错原因并消除之。